Tablas Dinámicas (II):: Tablas Dinámicas Simples

Muy bien en el primer post de tablas dinámicas nos centramos en entender el concepto como tal, ahora vamos a crear una serie de tablas dinámicas simples.

Antes de comenzar hay que hacer una claridad en cuanto a la versión de Office, las funcionalidades de las tablas dinámicas son ligeramente diferentes en Office 2007 a las de 2003, de hecho 2007 es más amigable a mi parecer y por ello me centraré en esta última versión.

Antes de comenzar, ya establecimos que hacen las tablas dinámicas ahora empezaremos por entender brevemente cómo lo hacen:

TDII 1

Como puede observarse las tablas dinámicas funcionan con tres componentes a saber: la base de datos, la memoria caché y la tabla dinámica en sí; el flujo comienza con la tabla que utilizaremos como base de datos, la cual almacenará Excel en la memoria caché del sistema (que hace que el acceso a los datos sea más rápido), es por ello que cuando realizamos cambios en la base de datos original o añadamos registro tenemos que refrescar la tabla dinámica manualmente, ya que los datos que representa están en la memoria y esta última no está actualizada con los cambios, el ultimo componente es el diseño de la tabla dinámica en si, la cual retomaremos adelante.

Comencemos:

Para empezar utilizare la tabla de pedidos que utilice en el post anterior, la cual puedes descargar desde aquí, primero plantearemos el caso a resolver:

Tenemos una base de datos de 3265 registros que contiene los datos fundamentales de los pedidos de ventas de la compañía X, con base en esta información se nos ha solicitado:

1. Un reporte en donde se muestren el total de unidades solicitadas por estado y categoría.

2. Un reporte que muestre el total de unidades pedidas por cada categoría en cada mes.

3. Un reporte en donde se muestren el total de unidades solicitadas por estado, categoría y Canal de distribución.

Solución:

  1. En primer lugar seleccionaremos la tabla que utilizaremos como base de datos para generar la tabla dinámica.
  2. Posteriormente vamos a la pestaña insertar y damos clic en “tabla dinámica” con lo que nos aparecerá el siguiente cuadro de dialogo:

TDII 2

Este cuadro de dialogo se encarga de determinar el origen y el destino de la tabla dinámica que estamos creando, dándonos la opción tomar una tabla de Excel o elegir una conexión de datos que nos permitirá extraer datos de motores de datos como Oracle, MySQl, Access, SQlite, archivos XML etc., para la ubicación de la tabla dinámica elegimos crear en una hoja de cálculo nueva y aceptamos.

3. Como resultado Excel genera el marco de la tabla dinámica delimitado por líneas azules para diferenciar las 4 diferentes áreas de la tabla dinámica, las cuales pasaré a explicar:

Áreas de Filas y de Columnas: en estas áreas arrastraremos los campos por los que queremos que se resuma la información, es decir, los nombres de las columnas de la base de datos Ejm: Fecha, valor, estado, etc. de esta forma si tomamos el campo “estado” y lo arrastramos hacia el área de filas la tabla dinámica me mostrara los 7 estados incluidos en la base de datos y me resumirá la información que ponga en el área de datos clasificándola en esos 7 estados. Nótese que la tabla dinámica trabaja con los elementos (7) y no con la cantidad de registros (3265).

Área de Datos: En esta área llevaremos los campos sobre los que queremos resúmenes y que generalmente son numéricos, por ejemplo las cantidades, ventas, gastos, etc.

Área de Campos de página: En esta área llevaremos algún campo que nos interese para paginar, por ejemplo si ya tenemos la tabla dinámica con las ventas por categoría y queremos mostrar cada estado como en una página diferente, de modo que al seleccionar cada estado nos mostrara la información de la tabla dinámica de ventas por categoría para el estado seleccionado.

TDII 3

Para construir la tabla dinámica debemos llevar los campos disponibles en el “listado de campos” hacia la tabla dinámica, para esto tenemos 2 opciones, podemos arrastrar los campos directamente hacia las áreas de la tabla dinámica o podemos arrastrarlos a sus equivalentes en las áreas que aparecen directamente debajo del listado de campo el efecto es el mismo.

Solución 1:

Para solucionar el primer reporte llevamos el campo estado en el área de filas, el campo de categoría en el área de columnas y el campo unidades en el área de datos (Nótese que el campo que pusiste en el área de datos aparece relacionado en el área superior izquierda)

TDII 4

También podrías intercambiar los campos y poner las “categorías” en las filas y el “estado” en las columnas obteniendo:

TDII 5

En cualquiera de los dos casos se obtiene lo que se solicita y las cantidades no han cambiado en absoluto.

Solución 2:

Para realizar el segundo reporte llevaremos el campo “fecha” al área de filas, las “categorías” en el área de columnas y las “unidades” en el área de datos, pero hay un problema, se nos pidio el resumen por mes y al llevar el campo fecha al área de filas me resumirá las unidades por cada día, para solucionar esto lo que necesitamos es agrupar las fechas por meses, para ello damos clic derecho en el nombre del campo “Fecha” con lo que aparecerá el siguiente menú contextual:

TDII 6

Seleccione la opción agrupar, con esta opción Excel detecta que el campo contiene fechas y presenta el cuadro de dialogo permitiendonos agrupar por años, meses, dias etc. Indicamos que nos agrupe por meses, de esta forma obtendrá la siguiente tabla dinámica:

TDII 7

Solucion 3:

Para realizar este reporte se deben seguir los mismo pasos que en el primero, pero con una diferencia, utilizaremos el area de página para conseguir mostrar las ventas por categoria y estado para cada canal de distribución por aparte, para ello arrastramos el campo “canal” hacia el area de paginación en la parte superior, desde donde podremos filtrar para que canal(es) deseamos ver la unidades por estado y categoría.

TDII 8

Hasta aquí hemos creados nuestras primeras tablas dinámicas simples en los próximos post se tocaran temas más particulares.

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s