Tablas Dinámicas (I):: Primero entiéndelas

Las tablas dinámicas son una de las herramientas más potentes y abstractas de Excel, pero esa abstracción es en buena medida la que termina siendo una barrera de entrada para muchas personas, así que dedicaré estas primeras líneas solo a tratar de mostrar que hace una tabla dinámica en esencia, pues una vez sabemos cómo trabajan y que necesitamos el resto es bastante simple.

De Subtotales a Tablas Dinámicas:

En uno de mis primeros artículos sobre Filtros avanzados tome como metodología partir de un problema que una herramienta simple no puede solucionar y que por ende tenemos que utilizar una herramienta más avanzada, así que comenzaré con un enfoque simple como los subtotales para llegar a las tablas dinámicas, tomaremosun ejemplo de una base de datos de Ventas:

PedidosAsí que tenemos esta base de datos pero queremos conocer los totales de unidades vendidas para cada estado, que hacemos? utilizamos Subtotales, lo primero que hacemos es ordenar nuestra lista por la columna estado aquí es donde la comprensión de la frase “Para cada cambio en” del cuadro de dialogo subtotales es vital –> lo que Excel te está diciendo es que el entenderá como de un mismo grupo la serie de filas en que el valor de la columna que indicas se repita consecutivamente, y sobre ese grupo es el que ralizará las operaciones.Aplicando un subtotal a la lista anterior por el campo estado, acumulando las unidades, esto es lo que obtendrás:

Subtotales Excel entonces interpreta a todos los campos que en la columna estado que tienen el valor “OR” como un solo grupo y lo totaliza, con lo que podemos denominar “OR” como un Elemento, el concepto de elemento es la clave para entender las tablas dinámicas, como puedes ver la lista tiene 10 registros pero solo tiene dos elementos “(OR” y “WA”) en la columna “Estado”, lo mismo pasa con la columna “Categoría”, la lista tiene 10 registro pero solo tiene 4 elementos en la columna categorías “Flores”, “Hierbas” , “Frutas” y “Nueces”.

Compliquémoslo un poco más, Supongamos que necesitas saber dentro de los totales por estado el total por categoría, que se puede hacer? : En primera instancia puedes aplicar un subtotal sobre el que ya tienes (Si, se puede aplicar un subtotal sobre otro subtotal, pero eso será tema de otro post) y te quedará algo asi:

Nuevo_Subtotal

No te parece la forma más complicada y menos imaginativa de representar las unidades vendidas por cada categoría en cada estado?, eso sin mencionar los inconveniente para el manejo de datos que representan los subtotales.

No sería más natural organizar la información en un cuadro de doble entrada, es decir, un cuadro con las categorías en las filas y los estados en las columnas, o al contrarío tal vez, algo así:

TablaD

Que es lo que realmente está pasando?, lo que sucede es que tomamos los elementos de la columna “Estado”  y los elementos de la columna “categoría” y los cruzamos, de esta forma leemos en el primer recuadro que hay 670 flores en el estado “OR”; en esencia de esto se tratan las tablas dinámicas, de jugar con los diferentes elementos de las columnas de una lista para agrupar y cruzar los datos de acuerdo a nuestras necesidades.

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