Filtros Avanzados :: o no tanto…

En mi primer post sobre Excel trataré un tema que no se utiliza en muchos casos porque tiene la palabra “avanzado”, son los filtros avanzados que implementa Microsoft Excel, a mi consideración la mejor forma de explicar algo Avanzado es demostrando por que lo básico no puede resolverlo, así que si estas acostumbrado a trabajar con filtros resuelve esto:

tabla1

Con esta tabla trata de filtrar las ventas de Pedro en Colombia y las de Ana en Brasil, es un ejemplo muy simple pero demuestra que es lo que los filtros simples no pueden hacer, el resultado es algo así:

filtrado

Si, obtendrás la ventas de Pablo en Colombia y de Ana en Brasil, pero además tendrás la ventas de Pedro en Brasil y de Ana en Colombia y eso no es lo que buscamos;  como ves no se puede establecer relación alguna entre lo que filtro en la columna País y lo que filltro en la columna Vendedor.

Lo que que se desea es poder expresar algo así:

Excel Fíltrame:

1. Las ventas de Pablo solo el País Colombia

Más,

2. Las ventas de Ana solo en el País Brasil.

Esto último es lo que nos permiten los filtros avanzados, ahora miremos como:

Dirígete al menú Datos –> Filtros –> Filtro Avanzado, nos saldrá el siguiente cuadro de dialogo:

filtro

En primera instancia se nos da la posibilidad de filtrar la lista sin moverla ó copiarla a otro lugar, si optamos por la primera, lo que hará el filtro avanzado es ocultar las filas de la lista que no cumplan los criterios; si optamos por la  segunda  tendremos que indicarle la celda dentro de la misma hoja donde queremos copie el resultado del filtro. (Por alguna razón no se permite copiar el resultado del filtro en una hoja diferente a la que se aplica), es de anotar que no se mostrarán las características flechas hacia abajo de los Autofiltros.

Un dato importante, cuando trabajamos con filtros avanzados:  se requiere que la lista tenga encabezados en las columnas para su correcto funcionamiento.

Ahora lo Importante, como establecemos los criterios:

Los criterios para el filtro son especificados en un rango de celdas dentro de la misma hoja, los organizamos a un lado o abajo de la lista, con las siguientes reglas:

1. Para especificar sobre que campos queremos filtrar se debe copiar el nombre (Exacto) de la columna en el comienzo del rango que tomaremos como criterio, (Se puede copiar más de una vez si queremos establecer más de un criterio para un mismo campo para establecer intervalos, Ejm: Ventas mayores a 50 y ventas menores a 100).

2. Debajo de los encabezados copiamos los criterios del filtro, los cuales se interpretan como “O” Verticalmente y como “Y” Horizontalmente, para ilustrarlo en el ejemplo quedaría así:

criterios Como pueden ver para resolver el ejemplo, el rango que utilicé es el que se encuentra punteado y comienza con el nombre de las columnas sobre las quiero hacer el filtro “País” y “Vendedor”, al igual que con el filtro simple, en País elijo Colombia O Brasil y en Vendedor elijo Pedro O Ana (Como se aprecia el poner los datos verticalmente implica un O), la diferencia ahora es que al poner Colombia al lado de pedro, realmente estoy diciendo Colombia Y Pedro, y al poner Brasil al lado de Ana, estoy indicando Brasil Y Ana (Ahora los filtros sobre las dos columnas están relacionados), y finalmente al poner (Brasil Y Ana) debajo de (Colombia Y Pedro)  implica una O lo que se interpreta como que quiero se unan los dos criterios en un solo filtro tendiendo como resultado las ventas de los dos vendedores en los dos paáses, tal como quería.

Otras consideraciones:

  • Como se aprecia en el cuadro de dialogo de arriba, existe una opción “Solo registros únicos”, esta es una opción muy util cuando se quieren obtener los elementos de una columna sin que se repitan, es de aclarar que Excel toma como único la combinación de las columnas que elijamos, por ejemplo si elegimos solo la columna 1 de la lista de abajo solo nos entregará “Pedro”, pero si elegimos como rango a filtrar todo el rango nos lo devolverá tal cual, pues la combinación Pedro|Perez es diferente a  Pedro| Jaramillo.

unicos

  • Si quiere copiar el rango filtrado a otro lugar se debe tener cuidado de que no se utilice un espacio donde ya hayan datos o donde este nuestro rango de criterios, pues se sobre escribirán.
  • También se pueden utilizar los caracteres de comparación >,<, >= ó <=, para establecer rangos, asi para encontrar las ventas mayores que 1.000 y menores que 10.000, se establece un rango de criterios así:

menor

  • Par utilizar la expresión “Contiene” en el criterio se encierra entre el símbolo asterisco (*) la palabra. Ejm: *Ped* para filtrar todas la palabras que contengan “Ped”.
  • Si se tiene Excel inferior al 2007, los filtros avanzados son útiles cuando se desea filtrar mas de dos elementos de una lista de datos, pues en los filtros personalizados solo se dan dos opciones, es decir, si en la tabla del ejemplo se quieren filtrar solo las ventas de Colombia y Brasil, no hay problema Excel lo permite, pero que hacer cuando se quieren Filtrar las ventas Colombia, Brasil, México y Canadá, lo mas apropiado es acudir a los filtro avanzados y se establece como criterio algo así:

paises

Esto es todo de filtros avanzados, espero que les sea útil.

4 thoughts on “Filtros Avanzados :: o no tanto…

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