Tratando Cadenas de Texto en Excel.

Uno de los trabajos más tediosos que se tienden a realizar en labores de oficina es la organización de información para formatear nombres, espaciado, extracción de fragmentos, separación de texto, etc.  En muchos casos estas labores se realizan manualmente por falta de conocimiento de las funciones de manipulación de texto de Excel y por ello enuncio las más prácticas e importantes en opinión:

Consideraciones:

  • Cadena de Texto: Es una forma genérica de referirse a una serie de caracteres unidos que pueden ir desde una letra hasta un párrafo completo.
  • Las funciones de cadena de texto siempre devuelven su resultado en forma de texto, aunque en el parámetro se les indique un número, esto es muy importante para funciones que de manera directa o indirecta comparan celdas, por ejemplo para la Función BuscarV es muy diferente “1234″ y 1234.

Derecha (Cadena; # Caracteres), Lectura de la fórmula: (Muéstrame los n caracteres de Derecha a Izquierda (<– )  del texto que indico), Ejemplo:

= Derecha (“Pedro Pérez”; 4)  –> “érez”

Izquierda (Cadena; # Caracteres), Lectura de la formula: (Muéstrame los n caracteres de Izquierda a Derecha (–> )  del texto que indico), Ejemplo:

= Izquierda (“Pedro Pérez”; 4)  –> “Pedr”

Extrae(Cadena; Carácter Inicial; # Caracteres), Lectura de la formula: (Funciona igual que Izquierda, la diferencia es que le indicamos además desde que caracter comienza a extraer del texto), Ejemplo:

=Extrae (“Pedro Pérez”;7;4) –> “Pére”

=Extrae (“Ref. 1235 Artículo1″; 6;4) –> “1235″

Concatenar (“Texto 1″; “Texto 2″; “Texto3″ …;”Texto n”), Lectura de la formula (Úneme el texto 1 con el texto 2, con el texto 3…), esta fórmula es ideal para preparar nombres de referencias dispersos o para unir en una sola cadena los nombres y apellidos de una persona. Ejem:

=Concatenar (“Pedro”; “Perez”;”Jaramillo”) –> “PedroPerezJaramillo”

Como se puede ver une la cadena pero no crea espacios entre una palabra y otra, para ello añadimos un espacio (” “); entre cadena y cadena, así:

=Concatenar (“Pedro”;” “; “Perez”;” “;”Jaramillo”) –> “Pedro Perez Jaramillo”

Largo (“Cadena”), Indica la cantidad de caracteres que tiene una cadena de texto, es muy útil principalmente para determinar niveles, por Ejm; cual es el nivel de una cuenta contable de acuerdo a su largo; también es muy práctico cuando queremos separar un texto de ancho fijo que esta al comienzo o al final del mismo, pero el problema es que el contenido varia de celda a celda, Ejm:

Digamos que tienes algo así:1456. Nombre del Primer Artículo.
1789. Segundo Artículo.
8978. Tercer Nombre.
.
.
y necesitas extraer los nombres de estos artículos, pero como vez la fórmula Derecha() sola no serviría porque se tendía que variar la fórmula en cada item de la lista, lo resolvemos con algo de matemática:= Derecha(“1456. Nombre del Primer Articulo.”; Largo(“Texto”)-6) –> “Nombre del Primer Articulo.”
= Derecha(“1789. Segundo Articulo.”; Largo(“1789. Segundo Articulo.”)-6) –> “Segundo Articulo.”

Al utilizar la fórmula largo () dentro de la fórmula Derecha (), estamos variando la cantidad de caracteres que tomará de derecha a izquierda en función de que tan larga es la cadena.

Convertir cadenas:

Mayusc (Cadena): Convierte toda la cadena a su equivalente en mayúsculas, Ejm:

= Mayusc(“texto”) –> “TEXTO”

Minusc (Cadena): Convierte toda la cadena a su equivalente en minúsculas, Ejm:

= Minusc(“TEXTO”) –> “texto”

NombPropio (Cadena): toma cada una de las palabras de la cadena y pone su primera letra en mayúscula tal como se escriben los nombres propios, Ejm:

= Minusc(“pedro pérez”) –> “Pedro Pérez”

Limpieza de cadenas:

Limpiar (Cadena): Se encarga de quitar los caracteres no imprimibles de la cadena de texto, por ejemplo: puedes que copies un texto desde Word que tenia una viñeta, tú no la vez dentro de la celda de Excel pero esta ahí, esto puede ser un dolor de cabeza vas a enviar esa información para rendir informe a alguna entidad y lo tratan de importar a su base de datos.

Espacios (Cadena): Quita los espacios en blanco que hayan al principio y final de un texto, muy útil también para organizar datos que van a ser cargados en una base de datos.

Por supuesto hay muchas más funciones para manipulación de cadenas, pero estas son las que te harán ahorrar horas y dolores de cabeza.

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9 pensamientos en “Tratando Cadenas de Texto en Excel.

  1. Hola, tengo una clave presupuestal así…”1713E0363150100004″
    y necesito separarla así…”1713 E0363 150100004″, NO SÉ QUE FUNCIÓN DEBO UTILIZAR.
    Ojalá y pudieran ayudarme, gracias.

  2. Muchisimas gracias, me ayudó al 100% la explicación de =Extraer para diferenciar entre hombres y mujeres en una lista de mas de 350 personas, por medio la curp…GRACIAS

  3. ZAVALA TORRES PEDRO MARCIAL
    CHUQUIPIONDO MATTOS MARCELA ADRIANA
    Como extraigo el o los nombres con una sola fórmula, teniendo en cuenta que los apellidos y nombres tienen diferente número de caracteres y no hay una coma entre los apellidos y nombres.

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